Lista para validación de datos en Excel

Cuando compartes tus libros de Excel con otras personas y ellos introducen información en las hojas que has preparado con tanto esfuerzo, es de suma importancia validar los datos de manera que puedas prevenir cualquier error con las fórmulas o alguna interpretación equivocada al momento de realizar un análisis de la información.

Afortunadamente Excel tiene herramientas de validación de datos que nos permitirán validar la información al momento que es introducida en una celda. Este grupo de comandos se encuentra en la ficha Datos y dentro del grupo Herramientas de datos.

En esta ocasión centraremos nuestra atención en una de las opciones de la Validación de datos que es conocida como la lista de validación de datos y que convierte una celda común en una lista de opciones de las cuales el usuario podrá elegir alguna.

Beneficios de la lista de validación

Antes de explicar la creación y uso de las listas de validación de datos, me gustaría dar un ejemplo de los beneficios de utilizar este tipo de control. Supongamos que has compartido tu libro de Excel con varias personas y les has pedido que en una celda ingresen su día favorito de la semana.

Imaginemos que el día miércoles es el día favorito de 5 personas, pero han ingresado el nombre de diferentes maneras:

• Miércoles
• Miercoles
• Mercoles
• Miercole
• Miecoles

Si tuviéramos que contar la cantidad de personas que han ingresado el día miércoles como su día favorito, sería imposible de hacerlo con fórmulas porque cada cadena de texto es diferente y Excel no podría ayudarnos fácilmente con esta tarea.

Para nuestro ejemplo la solución sería realizar un análisis visual para homologar los datos, pero si tuviéramos un caso donde fuera necesario revisar la respuesta de cientos o miles de usuarios, estaríamos frente a un problema que podríamos haber evitado.

Las listas de validación de datos en Excel son de mucha utilidad para evitar que un usuario introduzca cadenas de texto con errores de captura y en su lugar le permite elegir una opción dentro de un listado de opciones. De esta manera se evita cualquier error en el ingreso de la información que podría ser costoso posteriormente.

Crear una lista desplegable en Excel

Las listas de validación de datos son ampliamente conocidas como listas desplegablesya que al seleccionar la celda que contiene dicha lista, se mostrará un control en su extremo derecho que al pulsarlo desplegará la lista de valores disponibles. La siguiente imagen muestra un ejemplo de una celda que contiene una lista desplegable con los días de la semana.

Para crear una lista de validación de datos como la anterior debemos seleccionar la celda que contendrá la lista. Posteriormente debemos ir a la ficha Datos y hacer clic sobre el comando Validación de datos.

Esto abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos en donde deberás asegurarte de seleccionar la pestaña Configuración y en la primera lista desplegable deberás seleccionar la opción Lista.

Posteriormente, en el recuadro Origen, podrás colocar los valores de la lista desplegable separándolos por una coma. Algo importante a resaltar en este paso es que, si en tu país se utiliza el punto y coma (;) como el separador de listas, entonces deberás separar los valores de la lista con dicho carácter.

Una vez que has ingresado todos los valores de la lista, deberás hacer clic en el botón Aceptar y se verán reflejados los cambios en la celda.

El ingreso de texto manual sobre la celda que contiene la lista desplegable seguirá siendo posible, pero si se ingresa un valor diferente a los valores de la lista, se mostrará un mensaje de error como el siguiente: